Rellenar un Excel puede parecer lo más tedioso y aburrido del mundo. Sin embargo, el sistema de hojas de cálculo que lanzó Microsoft a finales de los 80 puede ser mucho más interesante y útil de lo que muchos imaginan.
Según la prestigiosa Universidad de Harvard (en Massachusetts, EE.UU.), 10 de las 500 funciones que ofrece el programa son básicas y necesarias, y «todos deberíamos aprenderlas».
La institución educativa destacó en su sitio web Harvard Business Review que 750 millones de personas trabajan a diario para mantener Excel actualizado, y que el producto de Microsoft se destaca de otras aplicaciones de cálculo.
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«Llevamos una década enseñando y probando Microsoft Excel», se lee en la revista digital. «Una encuesta que elaboramos a varios empleados de oficina sugiere que pasamos más de un 10% de nuestra vida laboral haciendo hojas de cálculo«.
«Para quienes trabajan en investigación y desarrollo o finanzas, esa cifra se eleva al 30%, unas 2,5 horas al día».
El problema es que no todos ellos son igual de buenos a la hora de manejar las hojas de cálculo o conocen las fórmulas básicas.
A continuación, te mostramos un decálogo de funciones Excel que la Universidad de Harvard considera «especialmente fáciles de aprender» (necesitas unas dos horas en total) y que «pueden marcar la diferencia» a la hora de «ahorrar tiempo y mejorar la productividad».
1. Pegado especial (10 minutos de aprendizaje)
Excel permite copiar toda la información de una selección de celdas y pegar los datos en otras celdas especificadas, pero puedes utilizar una opción llamada «pegado especial» para pegar la información de otra manera.
El pegado especial sirve para que puedas elegir qué elementos copias y cuáles no. De esa manera evitas copiar formatos o fórmulas indeseadas.
¿Cómo ejecutarlo?: cuando copies lo que hay en tu celda (Ctr+C) pulsa Ctrl+Alt+V para hacer un pegado especial y selecciona lo que quieres copiar. Alt+E+S+V es el comando para pegar esos elementos. También puedes usar el menú desplegable y elegir la opción en el cuadro de diálogo.
2. Insertar varias filas (2 minutos)
A veces, necesitas añadir varias filas de vez a una tabla, y hacerlo una por una no siempre es lo más práctico. Esta función agiliza la tarea.
¿Cómo ejecutarlo?: usando un atajo del teclado (Ctrl, shift, +) selecciona el número de filas que quieres agregar y haz clic en el botón derecho para insertadas. También puedes usar el comando «Insertar filas de hoja», siempre y cuando selecciones antes las filas que vas a añadir.
3. Relleno rápido (30 minutos)
«El relleno rápido (Flash Fill en inglés) es como magia y puede usarse en diferentes situaciones», se lee en la Harvard Business Review. «Es un ahorro de tiempo fantástico cuando necesitas ingresar o cambiar muchos datos de forma rápida y precisa</strong>; es un método asombroso».
Se trata de un sistema que le permite a Excel aprender ciertas cosas del trabajo que haces e identificar patrones para completar algunas celdas, rellenándolas automáticamente.
4. Índice y coincidir (45 minutos)
«Índice» y «Coincidir» se usan ampliamente en Excel para realizar búsquedas complejas. Por separado no son demasiado interesantes, pero cuando las combinas se aprecia su poder, dicen los especialistas de Harvard.
¿Cómo ejecutarlo?: «Índice» tiene dos sintaxis: matricial y de referencia. La primera (matriz; núm_fila; [núm_columna]) sirve para hacer búsquedas. «Coincidir»(valor_buscado,matriz_de_busqueda;[tipo_de_coincidencia]) se utiliza para encontrar la posición de un valor en una lista.
5. Suma rápida (2 minutos)
Según Harvard, esta es una de las primeras funciones que seguramente aprendiste en Excel: cómo sumar una fila o columna. Pero, ¿sabías que puedes seleccionar la celda al final de una fila o columna en apenas unos segundos?
¿Cómo ejecutarlo?: Selecciona la celda y haz clic en Ctrl + Shift + = para activar la función. Equivale a «Autosuma».
6. CTRL Z / CTRL Y (1 minuto)
Probablemente ya sepas que el Ctrl + Z se usa para revertir errores. Pues bien, existe otra opción para recuperar lo que borraste: el comando Ctrl + Y.
Es como un pase gratuito que te salva de cualquier problema, dice la universidad estadounidense.
¿Cómo ejecutarlo?: muy fácil: pulsa Ctrl + Y para revertir cualquier «error» que eliminaste con Ctrl + Z.
7. Eliminar duplicados (10 minutos)
Esta fórmula es sencilla y rápida de usar. Obviamente, sirve para lo que uno esperaría: eliminar valores que se repitan en cualquier conjunto de datos en Excel.
